Как все успеть или основы тайм-менеджмента

| время, организовать, порядок, гонка, планирование
Каждый офисный работник хоть раз в жизни жаловался на нехватку времени: «Ну почему в сутках не 38 часов?». Гонка за результатами воспитала в людях постоянный невроз от боязни что-то не доделать, не успеть, не схватить, не отчитаться. В результате, офис превращается в поле боя со временем, с коллегами, а в течение рабочего дня наступает настоящее опустошение. Как сделать так, чтобы не было мучительно горько от сознания собственного бессилия? Как воспринимать ситуацию спокойнее и не впадать в панику? Ответ на все эти наболевшие вопросы кроется в науке управления временем.

Ни для кого не секрет, что все успешные люди славятся удивительной способностью успевать все и везде. Посмотрите на политиков, бизнесменов – они ходят в спортзал, ведут активную социальную жизнь, не отказывают себе в отпусках и путешествиях. У них остается время на друзей, хотя количество часов в сутках весьма ограничено. Ответ на поверхности – они грамотно используют время.


Впереди вас ждут советы от бывалых о том, как правильно распределить свои силы в течение дня. Итак…

1. Порядок- всему голова

Каким бы загруженным ни казался ваш день, введите правило выделять утром 10-15 минут на планирование собственных действий и перемещений. Ваш план должен быть реалистичным, иначе в нем нет никакого смысла. Вы все равно не сможете выполнить все пункты. Выделите «фиксированные» и «плавающие» задачи. Под фиксированными мы понимаем жестко привязанные ко времени действия: совещания, встречи и т.д. Под плавающими задачами подразумевают ваши действия, которыми можно заполнить все промежутки между фиксированными задачами. При этом, если с четким временем все более или менее понятно, то с плавающими делами выходит откровенный бардак. Расставляйте приоритеты.

Человек имеет способность собираться в нужный момент и расслабляться, когда нет конкретных сроков. Последите за собой, как вы используете время между четкими делами. Не бродите ли вы по интернету в поисках новостей? Не обсуждаете ли вы с коллегой мелочи жизни? Если правильно использовать люфты между встречами, вам удастся сделать так много, что не придется засиживаться допоздна в офисе, а значит, хватит времени на увлечения.

2. Выполнять по одному неприятному действию в день

С этим пунктом все ясно из заголовка. Мы откладываем на потом все неинтересные дела, потому что они кажутся нам не самыми важными или нам просто лень их выполнять. Потом они перерастают в проблемы, на решение которых вы потратите гораздо больше времени. Старайтесь ставить галочку напротив одной такой задачи ежедневно и скоро вы увидите, как просто с ними можно справиться. На крайний случай, просто делегируйте их.


3. Используйте маршрутное планирование

Помимо четкого распорядка передвижения по городу, вам нужно держать в голове много мест (налоговая, головной офис и т.д), в которые надо заезжать периодически, завозить документы. Вы можете повесить маркерную доску в офисе, где сотрудники будут отмечать свои задачи в том или ином месте. В таком случае, когда ваш коллега соберется по делам в ту или иную организацию, на этой доске будет четко видно, кому он может помочь, забрав документы, поставив печать. Представьте, сколько времени потратила бы половина офиса на перемещения туда и обратно.

4. Делите страшные дела

Любой большой проект требуют морального настроя. Вам нужно время на раскачку, а иногда его просто нет. Разделите серьезную задачи на мелкие подзадачи, выпишите их и путем методичного вычеркивания продвигайтесь к цели. Если вас пугают начальные пункты, начните с середины, по возможности. Используйте «метод швейцарского сыра», выедайте дело с середины, так психологически проще и приятнее. Правильно организуйте ведение бухгалтерского учета.

Время – это невосполнимый ресурс, а значит, оно требует крайне бережного к себе отношения. Несите время так, чтобы его не расплескать на ненужные мелочи.